DATENSCHUTZERKLÄRUNG

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Bei der Vermietung von Wohn- und Gewerbeimmobilien ist es unerlässlich, das wir als Verwaltungsunternehmen personenbezogene Daten von Interessenten oder Mietern aufnehmen und archivieren. Eingaben und Erfassungen von Daten über unsere Webseite sind nicht möglich. In welcher Form und wozu Daten bei uns erfasst werden, wird im Folgenden kurz erläutert:

 

1.          Geltungs-, Verantwortungsbereich

Diese Datenschutzerklärung findet auf der Internetseite www.kr-immobilienmanagement.de sowie angebundenen Mieterportalen (Casavi) Anwendung, soweit dort personenbezogene Daten erhoben, verwendet oder verarbeitet werden.

 

Verantwortlich für die Verwendung personenbezogener Daten auf dieser Webseite ist die KR Immobilienmanagement GmbH, Fischerstraße 13, 30167 Hannover, Tel. 0511 / 763984-23, Fax 0511 / 763984-29, E-Mail: info@kr-immobilienmanagement.de.

 

Datenschutzbeauftragte:

 

Bodo Westermann

KR Immobilienmanagement GmbH

Fischerstraße 13

30167 Hannover

0511 / 76398423

westermann@kr-immobilienmanagement.de

 

 

2.          Mietverwaltung / Mietinteressenten


2.1       Mietinteressenten / Wohnungsbesichtigungen

 

Eine Eingabe bzw. Erfassung von personenbezogenen Daten über die Webseite www.kr-immobilienmanagement.de ist nicht möglich.

 

Bei Wohnungsbesichtigungen können Mieterdaten in einem Interessentenbogen erfasst werden. Die Freigabe der Daten für die Verwendung in der Immobilienverwaltung erfolgt durch Unterschrift des Interessenten auf dem Interessentenbogen. Daten von Interessenten, die bei der Mietflächenvergabe nicht berücksichtigt werden können, werden elektronisch nicht erfasst, der Interessentenbogen wird vernichtet (Aktenvernichter).

 

2.2       Bonitätsauskünfte

Als Treuhandverwaltung hat die KR Immobilienmanagement GmbH den Eigentümern gegenüber die Pflicht sich bei einer Vermietung von Flächen an Dritte über deren Zahlungsverhalten und Bonität zu informieren. Die KR Immobilienmanagement GmbH holt sich hierzu, nur nach Zustimmung des Interessenten durch Unterschrift auf dem Interessentenbogen, eine Bonitätsauskunft über das Portal www.Euforma.eu ein. Die Information wird ausschließlich in der Mieterakte abgelegt.

 

 

2.3       Interessentenliste

Interessenten, die sich für eine bestimmte Mietfläche interessieren und bei Freiwerden der Fläche informiert werden wollen, werden in einer Mietinteressentenliste erfasst (Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) und dort ein Jahr lang gespeichert. Sollte bis dahin keine Vermietung möglich sein, wird der Interessent informiert und die persönlichen Daten gelöscht.

 

2.4       Mieterdaten in Papierform

Mieterdaten sind in Papierform (Mietvertrag, Schriftverkehr) ausschließlich in der entsprechenden Mieterakte abgelegt. Zugang zu den Mieterakten hat nur die mit der Verwaltung des Objektes betraute Person sowie die Geschäftsführung. Nach Auszug des Mieters werden die Dokumente in einen Ordner „Beendete Mietverhältnisse“ abgelegt und für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert.

 

2.5       Mieterdaten im EDV-System

Eintragung der Mieterdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon-, Fax und Mobilfunknummer) erfolgen in dem Wohnungsverwaltungsprogramm Haufe Powerhaus. Diese bleiben dort auch nach Auszug des Mieters gespeichert. Zugang zu dem Programm haben nur die Mitarbeiter(innen) sowie die Geschäftsführung über ein persönliches Kennwort. Es besteht ein Vertrag mit der Firma Haufe über die Datenverarbeitung im Auftrag, über den der Datenschutz geregelt und gewährleistet ist.

 

2.6       Mieterportal Casavi

Die Korrespondenz mit den Mietern erfolgt über das Mieterportal Casavi, um eine einheitliche Abwicklung und Nachverfolgung von Geschäftsvorgängen zu gewährleisten. Dies setzt eine Zustimmung und Anmeldung der einzelnen Mieter für das Portal voraus. Zugang zu den persönlichen Daten haben die einzelnen Mieter über einen Anmeldecode. Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf die Datenschutzerklärung der Casavi GmbH https://casavi.de/datenschutz_1/

 

 

2.7       Archivierung

Daten in Papierform von ehemaligen Mietern (Mietverträge, Abrechnungen, Schriftverkehr etc.) sind in einem, ausschließlich von der KR Immobilienmanagement genutzten, Lager verwahrt.

 

 

3.          Bankdaten

 

3.1       SEPA Lastschriftverfahren

Teilweise werden Mieten über ein Lastschriftverfahren eingezogen. Über den Vordruck SEPA Lastschriftmandat wird mit der Unterschrift des Mieters die Zustimmung zur Verwendung seiner Bankdaten eingeholt

 

3.2       Die Bankdaten werden im Verwaltungsprogramm Haufe Powerhaus hinterlegt. Der Einzug der Mieten erfolgt über das Einlesen der Daten der Lastschriftzahler und Übertragung der Dateien in das Bankenprogramm Starmoney Business 8.

 

3.3       Das Lastschriftmandat in Papierform wird in der Mieterakte abgelegt (s.o.)

 

4.          Weitergabe persönlicher Daten

 

4.1       Grundsatz

Persönliche Daten von Mietern oder Interessenten werden nicht weitergegeben.

 

4.2       Handwerkerfirmen

Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten in den vermieteten Flächen erfordern manchmal die Weitergabe der Kontaktdaten (Anschriften und ggf. Telefonnummern) von den Mietern um Absprachen zur Ausführung der Arbeiten zu treffen. In der Regel erfolgen die Terminvereinbarungen aber über die Verwaltung. In Einzelfällen wird der Mieter um Erlaubnis gefragt, ob die Kontaktdaten an die ausführenden Firmen weitergegeben werden dürfen. Über die Zustimmung wird ggf. ein schriftl. Vermerk für die Mieterakte verfasst.

 

4.3       Sonstige Dienstleister

Daten, wie Namen oder Anschriften, können an von uns beauftragte Dienstleister weitergegeben werden., wenn dies für die Erfüllung der Dienstleistung notwendig ist (Heizkostenablesung, Stadtwerke, etc.).

 

Mit unserm IT-Betreuer haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der die vertrauliche Behandlung der Daten gewährleistet und eine Weitergabe der Daten an Dritte, ohne die Zustimmung der KR Immobilienmanagement GmbH, ausschließt. Kopien oder Duplikate von personenbezogenen Daten werden nur, sofern sie für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung erforderlich sind, als Sicherungskopien erstellt.

 

4.4       Banken

Als Nachweis über die Wirtschaftlichkeit eines Objektes fordern Banken Mieterlisten an. In den Mieterlisten werden Mietbeträge (Grundmieten sowie Betriebskostenvorauszahlungen) sowie Art, Lage und ggf. Mietdauer für die einzelnen Mietflächen weitergegeben, jedoch keine personenbezogenen Daten.

 

 

5.        Aufbewahrungspflichten, Löschung von Daten

 

5.1       Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, insbesondere im Rahmen der Speicherfristen gem. § 147 Abgabenordnung (AO), die eine Speicherdauer für Geschäftsbriefe einschließlich E-Mails von zehn Jahren vorsieht, sowie im Rahmen von § 257 HGB, der insbesondere für Verträge eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren vorsieht.

 

5.2       Speicherung im Rahmen der Erforderlichkeit

Im Übrigen löschen wir Ihre Daten, wenn keine vertraglichen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines vertraglichen oder vorvertraglichen Schuldverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

 

  

Hannover, Mai 2018

KR Immobilienmanagement GmbH